2014年11月5日 星期三

(自我成長)6大心法,愈忙愈有效率。

(from cheers 119期)


下午1點半,靖荃錯過了用餐時間,獨自坐在座位上繼續忙碌。下午2點,他要跟老闆開會,現在為了準備資料,已經快要焦頭爛額。3點半,另外有個跨部門會議等著他,5點則是跟廠商約好了見面,討論下個季度的合作案,而在辦公桌的一角,還有幾份等他批閱的企劃案。那幾份企劃案,已經靜靜躺在那兒一星期了。

自從接下主管一職後,靖荃馬上被排山倒海而來的工作量嚇到。他沒想到,從專業工作者晉升到管理職,竟然會冒出那麼多工作來,他的時間永遠不夠用。

這時候,幾位部屬剛用完午餐,有說有笑地走進辦公室,看著他們愉快的神情,靖荃心裡陡然浮現一個問題:「為什麼我忙得要死,他們看起來卻好像沒事做?」

多數新手主管都會面臨靖荃這樣的困境,他們自動延長工時,努力壓榨自己,筋疲力盡之餘,甚至開始懷疑:「我是不是不適合當主管?」

事實上,升任主管,絕不只是頭銜的轉換而已,更重要的是工作本質的轉變。「管理」這件事開始出現在新手主管的工作中:向下要管理部屬,向外要管理部門間連繫與合作,甚至還要向上管理上司。不過,每個人的時間都有限,因此,在做好這些工作前,他們首先要學習的是時間管理。

經常處於兵荒馬亂狀態的新手主管,只要遵循以下的方法,一定可以做好時間管理,井然有序地規畫自己的工作。


方法1:拒絕屬下的依賴性請示,別讓屬下的問題變成你的問題
曾因「時間管理」(Time Management)一文創下《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)單篇下載次數最高紀錄的威廉.昂肯(William Oncken)在文中明白指出,多數主管從未察覺,「自己大部份時間都花在處理部屬的問題。」

許多主管成天被淹沒在屬下的請示、詢問、要求中,簡直無法脫身。當部屬提出問題時,沒有經驗的主管往往會一口答應幫忙,殊不知,這樣一來,部屬的問題就變成主管的問題,主管只會愈來愈忙。

昂肯建議,不要讓部屬「分配」工作給你,而是要讓他明白,「問題是你帶進來的,還是應該由你帶出去,你可以向我求助,但我不會單獨採取行動,而是由你和我一起解決。」

一位中小企業的經理就有過切身經驗。曾經有位廠務人員拿了流程改善措施來請他裁示,他因過於忙碌,沒時間過目。禁不起廠務人員一再催促後,他終於忍不住回答:「我可能永遠不會有時間看,你自己分析一下,提出一個方案吧。」隔天,廠務就自己把問題解決了。

不過,《與成功有約》(The 7 Habits of Highly Effective People)的作者史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)提醒,主管千萬不要獨裁地「把問題丟回去」,而是要和部屬持續溝通,建立部屬自行解決問題的能力,有效地進行授權。否則,部屬一樣會不斷回來找主管,佔用主管時間(詳細的授權之道,請見第117期《Cheers》雜誌)。


方法2:列出工作清單(To-DoList)
詳列工作清單是管理時間時一定要做的,它會提醒你完成該完成的重要工作,而不是遇到什麼事,就做什麼事。

首先,你必須將所有該做的事情條列出來,依照重要性與急迫性來排定優先順序,然後盡量將心力投注在重要事情上。

為了更有組織一點,你可以先以週為單位,擬定每週計劃表,然後細部條列每日工作清單。有個好建議是,選定星期五下午或星期一早上,花10分鐘,安排一週的工作計劃。不過,千萬記得,不要將自己的時間填滿,一定要留下休息及因應突發狀況的緩衝時間。

如果一項工作過於繁重,你可以將它切割,分成一個個的小任務。如果還是過於沉重,就再進行切割。理想上,一項任務的完成時間最好不要超過兩小時,因為研究顯示,一般人全神貫注於某件事90~120分鐘後,精神就很難繼續集中了。

此外,將工作進行切割可以讓你一次把一件事做完,工作起來更快速、更有成就感。還有一個小訣竅是,從比較困難的任務先著手,這會讓剩下的工作愈來愈簡單,心情就會愈來愈愉快。


方法3:將理想時間留給自己,拒絕外界干擾
從現在開始,用心注意你一整天的工作狀態,連續幾天後,找出你一天內精神最集中、工作效率最高的時間,然後將這段理想時間保留給自己,拿來處理最困難、最棘手的工作。

讓你的部屬知道你的理想時間,在這段時間內不接電話,不見訪客,不容許部屬的干擾。

要新手經理人堅持保留理想時間有時很難,他們往往不好意思拒絕同事或部屬。不過,當你明白時間被打斷會造成什麼後果時,就有勇氣向他人說「不」了。

美國管理顧問公司巴瑟克斯(Basex)的首席分析師史比拉(Jonathan Spira)就明白指出,被打斷30秒看起來好像微不足道,但事後你卻得花費更長的時間才能重新集中精神回到工作上。「我們的研究顯示,大約是被打斷時間的10~20倍,」史比拉表示。


方法4:立即處理,不要拖延
隨著你的職責範圍愈來愈大,你要處理的文件,閱讀的資訊會愈來愈多,為了不讓這些文件堆積如山,你必須做好資訊管理的工作,重點就是:立即處理。

首先,在收到文件或電子郵件時,先花幾秒鐘看一下文件的標題及內容,判斷該份文件的重要性與急迫性,然後採取以下4個步驟當中的一個:

1.立即回覆
2.歸類、建檔
3.分派下去
4.扔掉或刪掉它

記住,每份文件或郵件一定都有去處,最怕的就是擱置,擱置也是浪費時間的元兇之一。

舉例來說,可以立即回覆的信件你卻沒有馬上處理,等過幾天後你要回信時,一定要花時間再看一次原信。「再來一次」會浪費掉你很多時間。

除了文件外,新手主管會拖延的另一種情況就是,因為害怕而不想去面對的工作。

由於新手主管要處理許多他以前不曾碰過的事情,例如打考績、在會議上簡報、主動和其他部門連繫等,基於恐懼的心理,經常是能拖就拖,等到最後不得不面對時,事情已迫在眉睫,反而要在時間更緊迫的情況下處理,壓力更大。

《新經理人管理技巧》的作者莫瑞‧史岱納(Morey Stettner)建議,新手主管不要放大這些不愉快的任務,而是採取開闊的觀點:「在我一週50小時的工作時間裡,這只要花30分鐘就可以了。」或是「我很幸運,這原本可能更糟呢。」換個心態思考事情,你會發現很有幫助。


方法5:保持工作場所的整潔
雜亂的桌面與工作環境是時間殺手,但很多主管常忽略這一點,放任自己每天陷入混亂中。

如果你的桌上堆滿書籍、備忘錄、文件、過期刊物,那麼,時間就會在你埋頭尋找某項資料時溜走了。而且,試想一下,如果你的老闆及部屬經常看到你東翻西找的找東西,有時還找不到,他們會怎麼看你?因此,把東西收好,放在容易找到的地方。


方法6:隨手記筆記
養成記筆記的好習慣,隨身攜帶筆記本,將你想到要做的事情、突如其來的構想、老闆的指示、部屬的問題,隨手記錄下來。

如此一來,你就不必日夜想著這件事,解除強迫自己記憶的壓力,也省下事後回想的時間。而且,你也不需要為了怕自己記錯,再花一次時間跟他人確認。

認真說起來,時間管理並不複雜,你也不必非得成為全方位的時間管理達人,有時候,只要做對一件事,或養成一個好習慣,就能大幅提高工作效率。許多成功的領導人面對繁重的工作還能一派從容,關鍵就是時間管理。因此,初任管理職的新手主管,如果有心向上學習,切記一定要扎穩時間管理的馬步。


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